Кто каким образом создает эту базу, хранит и использует? Картотека? Компьютер?

На сегодняшний день у меня есть возможность вести картотеку гостей. Имею ввиду тех людей у которых есть скидочные карты.
Есть данные: ФИО, день рождения, контактный телефон, "мыло", любимый праздник. Возможны поздравления по телефону, рассылки на почтовые ящики и СМС.

Буду признателен, если поделитесь своим опытом.

Посмотрите систему автоматизации гостиницы Intellect Style - Отель http://www.econcept.ru/produktsiya/hotel-instyle-sistema-avtomatizatsii-gostinitsi-upravlenie-gostinitsey-i-otelem. Она максимально просто работает как с корпоративными клиентами, так и с частными лицами, имеет удобный интерфейс как для работы больших гостиниц, так и для маленьких частных отелей и позволяет:
вести договора и оформлять заявки;
эффективно работать как с большими, так и с малыми группами туристов;
проводить индивидуальное и групповое резервирование и бронирование номеров;
быстро осуществлять регистрацию гостей, размещение и выписку гостей;
удобно и быстро вести оперативную работу с гостем - переселение, сокращение и продление сроков проживания и т.п.
хранить имена гостей и названия организаций-клиентов, когда-либо проживавших в гостинице;
гибко работать с тарифами и ценообразованием;
проводить расчет с гостем за проживание и весь спектр предоставленных услуг, на основе единого счета;
осуществлять работу по технологии "внутреннего кредита";
осуществлять паспортный контроль;
быстро и удобно работать с номерным фондом, получая текущую и перспективную загрузку гостиницы в любой момент времени;
получать информацию о наличии комнат, времени и количестве ожидаемых приездов и отъездов,
осуществлять контроль и распределение номерного фонда;
управлять работой горничных.
Это далеко не полный перечень возможностей системы автоматизации гостиниц и отелей.

Вести такую базу на сегодняшний день без системы автоматизации - не жалеть собственных сил и времени. Хорошо реализованы инструменты для работы с клиентами в системе Poster. В нашем заведении более тысячи клиентов в базе, системой пользуемся пол года, пока проблем не возникало, советую потестировать: https://joinposter.com/

Мы создали анкету, которую заполняешь и отдаешь нам, а мы взамен даем скидочную карту, инфу с анкет вносим в комп, ведем учет и с помощью напоминалок рассылаем поздравления, приглашения и т.д.